Na prática qual a diferença entre CAPEX e OPEX?

CAPEX vs. OPEX: qual a diferença na prática?

Neste artigo já apresentamos os dois conceitos e a diferença entre eles. No entanto, na prática pode ser um pouco mais confuso. Por isso, elaboramos o seguinte exemplo: imagine que a sua empresa tem um projeto bem desenhado e com boa expectativa de retorno. O prazo de duração é de 12 meses.

O principal custo desse projeto é referente à mão de obra e à manutenção das máquinas, que são despesas operacionais. No entanto, para iniciá-lo, foi necessário adquirir uma nova sala e mais equipamentos para os colaboradores contratados. Essas são despesas de capital e, por isso, são fixas e impactam imediatamente a parte financeira.

Já os gastos de operational expenditure são variáveis, porque é impossível saber quando será necessário fazer a manutenção de um equipamento ou o reparo da sala. Fica evidente, então, que as despesas operacionais são continuamente geridas e apresentam um componente inconstante.

Para compreender melhor, é preciso analisar cada aspecto separadamente:

OPEX

Esse índice pode trazer economia de capital para a organização, principalmente porque é possível fazer a dedutibilidade tributária do gasto. É o caso dos serviços terceirizados. Por exemplo: será necessário adquirir novos computadores para um determinado projeto. O custo da compra das máquinas é de R$ 45 mil. No entanto, é possível locar os equipamentos a um preço reduzido e que contempla manutenção.

Esse valor é inserido no balancete da empresa como custo ou despesa? No segundo caso é dedutível da apuração do lucro real, o que reduz o total de impostos pagos e ajuda a manter a saúde financeira da empresa.

Outra questão relevante é que todos os itens adquiridos para o seu negócio depreciam, mas isso não acontece com o operational expenditure, porque os produtos são renovados assim que o contrato é finalizado. Afinal, é um serviço terceirizado e que desconsidera os custos com defasagem tecnológica.

A vantagem é que a sua empresa mantém o seu capital e o montante pode ser utilizado para outra finalidade. Por outro lado, os contratos costumam ser de longo prazo, o que exige mais planejamento.

CAPEX

Nesse caso, o investimento é empregado nas operações empresariais. A depreciação acontece de acordo com a previsão da duração. Os recursos são mais significativos e podem descapitalizar — pelo menos parcialmente — a empresa, o que significa que outros desembolsos poderão ser prejudicados.

Isso porque a empresa precisará adquirir o equipamento e ainda tomar conta da manutenção e mão de obra. O benefício para a empresa é que se torna possível comprar ou aprimorar os ativos imobilizados, ou seja, os bens tangíveis exigidos para o funcionamento organizacional. Além disso, a vida útil dos itens ultrapassa o exercício em que o investimento ou a compra ocorreu.

Perceba que o ativo imobilizado representa o efetivo do patrimônio da empresa. Esses itens são analisados para a definição do valor de mercado da companhia. Portanto, o capital expenditure traz mais representatividade para a organização e, com isso, ela pode elevar o seu market share por se destacar da concorrência.

Qual metodologia você deve escolher?

Essa é uma pergunta difícil de ser respondida, porque requer a consideração do cenário atual da empresa e as peculiaridades do projeto. É necessário adequar e conhecer os gastos da empresa a partir de um conhecimento aprofundado dos desembolsos com capital.

Uma situação muito comum é que as empresas são limitadas em relação ao total de capital expenditure a que podem ter acesso, seja por credores privados, seja pelo mercado. A restrição desse tipo de investimento ocorre principalmente quando há crise financeira no mercado.

Assim, as organizações costumam direcionar os investimentos para atividades que gerem receita. Por isso, tende a haver uma preferência maior pelo aluguel ou outsourcing ao invés da compra, porque essa é uma maneira de evitar a imobilização de capital.

Um exemplo simples dessa situação é a adoção do formato Infrastructure as a Service (IaaS). Nesse modelo, toda a infraestrutura do negócio é inserida na nuvem híbrida — ou na comum, mas a primeira é mais segura — e os recursos são pagos totalmente como serviço, não como produto.

Uma das transformações proporcionadas por esse modelo é a eliminação de servidores locais, que passam a ser operados na nuvem. Os benefícios dessa prática são maior escalabilidade, facilidade de manutenção, redução de gastos, e aumento da portabilidade e da flexibilidade. Também é importante observar que no IaaS as despesas de capital se transformam em operacionais, porque se referem aos serviços na nuvem.

Assim, fica evidente que as diferenças entre capital e operational expenditure são muitas. Por isso, a escolha para o seu negócio deve recair a partir da avaliação de como cada despesa se enquadra nos objetivos e metas de crescimento projetadas para a companhia.

Para facilitar a sua análise, vale a pena atentar a 3 pontos indispensáveis para a sua escolha:

• capacidade de executar o projeto com/sem investimento imobilizado, a fim de definir se é possível usar serviços de terceiros ou se é obrigatório realizar investimentos;
• projeção de custos, receitas e despesas do projeto, inclusive impostos e gastos para fabricação, compra ou prestação de serviços e despesas operacionais. O intuito é avaliar a capacidade de geração de lucro por meio do confronto entre esses itens;
• previsão do prazo de duração do investimento realizado. Nesse momento, vale a pena questionar qual é a meta organizacional da empresa, porque a receita pode surgir muito tempo após a despesa e isso requer um cuidado maior com o fluxo de caixa.

Esses 3 pontos ficam interligados quando você faz a avaliação a partir dos dados de custos e receitas, bem como de suas projeções. Desse modo, consegue-se quantificar o Valor Presente Líquido (VPL) e a Taxa Interna de Retorno (TIR) tanto do capital quanto do operational expenditure.

Por fim, é preciso considerar o payback (tempo de retorno do investimento) de cada uma das alternativas. De modo geral, as vantagens de optar pelas despesas operacionais são a aplicação total do dinheiro nas operações da empresa e a consequente elevação do valor de mercado. Por outro lado, há mais encargos financeiros e custo de oportunidade do capital investido, que tende a requisitar um retorno rápido, apesar de isso nem sempre ser possível.

Já com o operational expenditure inexiste investimento, mas há desembolsos. O lado positivo é que a empresa economiza, porque paga somente pelo tempo que usar o item e ainda existe a dedução das despesas. O negativo é que essa prática pode ocasionar uma elevação dos gastos que poderia ser quitado pela aquisição do produto ou serviço com o passar do tempo.

Resumindo, os fatores que devem ser considerados na sua escolha são:

• fluxo de caixa;
• custos operacionais, de oportunidade e financeiro;
• economia fiscal;
• vínculos contratuais;
• ciclo de vida do projeto.

Para isso, é recomendado fazer uma avaliação da estrutura de capital, exigências do mercado para cada tipo de organização, endividamento, risco do empreendimento, imobilização de capital, situação tributária e relacionamento com os fornecedores.

Na prática, os impactos das modalidades ocorrem em relação a:

• patrimônio: o capital expenditure imobiliza os ativos e o operational os reconhece durante o projeto;
• fluxo de caixa: as despesas de capital apresentam saída significativa e pode agregar o custo de oportunidade do capital investido. Já as operacionais representam um desembolso mensal;
• lucro: o capital expenditure apresenta lucro maior, porque o operational impacta os resultados periódicos;
• economia tributária: as despesas operacionais são dedutíveis e possuem maior representatividade em relação à depreciação e custo de oportunidade quando comparadas ao capital expenditure.

O cuidado que se deve ter no momento de fazer essa escolha é a vinculação dos dados ao indicador Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization, ou Lucro Antes dos Juros, Impostos, Depreciação e Amortização. Mas o que é EBITDA? Esse índice avalia quanto a empresa gera com suas atividades operacionais, desconsiderando investimentos financeiros, impostos e empréstimos. Em outras palavras, avalia a geração operacional de caixa.

De quebra, a análise do EBITDA permite avaliar a eficiência e competitividade organizacional, principalmente na comparação anual e com a concorrência. Justamente por isso, a adição do capital expenditure a esse indicador no cálculo do fluxo de caixa livre é um erro porque eleva o indicador artificialmente.

Tenha em mente que as despesas operacionais devem ser sempre encaradas como desembolsos de investimentos e, por isso, são subtraídas do EBITDA. Ao cometer essa falha, você fará uma apuração errada do valor justo, o que pode influenciar sua escolha e fazer a sua empresa perder dinheiro e oportunidades.

Fonte: Meu Positivo

O que são CAPEX e OPEX e quais suas diferenças?

Em reuniões corporativas, é muito comum ouvir duas siglas: CAPEX e OPEX, muitas pessoas sabem o significado dos termos, mas, nem sempre compreendem quais são os seus conceitos e aplicações.

Basicamente, compreendem maneiras de contratar e adquirir produtos e serviços, consistindo em categorias de despesas empresariais, por isso, são ideias fundamentais para o controle e monitoramento dos gastos, a fim de que as finanças corporativas sejam mantidas em dia.

O que é CAPEX?

O capital expenditure, ou despesas de capital, representa investimentos ou desembolsos em bens de capital, que são aqueles utilizados na produção de outros itens, como equipamentos, materiais de construção, entre outros. Em outras palavras, são os fundos usados para a aquisição de elementos que ajudarão a ampliar a capacidade da empresa de gerar lucro.

Em termos mais simples, está relacionado à compra de um bem, as suas despesas são usadas para a aquisição desse tipo de item ou serviços físicos, por exemplo, um hardware, observe que as despesas de capital também abrangem serviços.

Assim, os ativos comprados podem se referir a uma nova aquisição ou um item que eleva a produtividade de um setor ou equipamento, no entanto, é preciso atentar ao fato de que o segmento em que o negócio está inserido influencia o capital expenditure.

Afinal, se o bem tem vida útil maior que o ano fiscal, a capitalização das despesas deve ser feita a partir da amortização — em caso de propriedades intelectuais — ou depreciação — para bens tangíveis. O propósito é repartir o custo do elemento sobre a vida útil indicada pelos regulamentos fiscais. Outra questão relevante é que, no caso da análise de investimentos em projetos, esse índice é a base para o cálculo do retorno (ROI).

O que é OPEX?

O operational expenditure se refere às despesas operacionais, que são pagamentos relativos à atividade de gestão empresarial e venda de produtos e serviços, é o caso, por exemplo, de uma companhia que compraria um computador, mas altera para um serviço que entrega a máquina e ainda faz o monitoramento, capacitação dos colaboradores e atualização do sistema.

Portanto, é como um “aluguel” de bens e prestação de serviços, os seus custos se relacionam à manutenção de equipamentos, ao gasto de consumíveis e mais despesas operacionais. Isso significa que esse tipo de desembolso é realizado cotidianamente e envolve também os serviços terceirizados.

Um exemplo bem claro de operational expenditure são as assinaturas de músicas online, nos quais o usuário paga um valor por mês e tem acesso a uma biblioteca com diferentes canções, o serviço continua ativo enquanto o pagamento é feito, sendo interrompido em sua ausência.

Vale a pena destacar que as despesas operacionais são dedutíveis de impostos no mesmo ano de sua realização, além disso, é importante fazer um bom gerenciamento desses gastos para tentar reduzi-las sem haver prejuízos à qualidade e ao nível de produção.

Entre os exemplos de desembolsos relacionados a essa categoria estão:

• manutenção e reparos;
• taxas de licença;
• publicidade;
• honorários de advogados;
• despesas de escritório;
• seguro;
• taxas e administração sobre a propriedade;
• gastos com veículos, viagens, locações, matérias-primas e folha de pagamento.

Diferenças entre CAPEX, OPEX e TCO
O custo total de propriedade (total cost of ownership) é um método de comparação de custos diretos e indiretos ao longo do tempo. Ele faz uma avaliação desses gastos e identifica o valor real do item e do que é necessário para a manutenção do seu funcionamento.

Devido ao seu conceito, o TCO, muitas vezes, se confunde com o capital e o operational expenditure. Para ficar mais claro, veja o seguinte exemplo: você tem uma empresa de eventos e muitos lugares não contam com a energia elétrica necessária, o que exige um gerador. A compra desse item é uma despesa de capital.

No entanto, o gerador consumirá mão de obra para a sua operação, peças de manutenção, lubrificantes, combustível e transporte até o local. Nesse caso, temos o TCO, que é a quantia desembolsada para que o equipamento funcione. Por fim, o operational expenditure existe quando você opta por alugar o item.

Como calcular cada índice?
A contabilização do capital e do operational expenditure variam. As regras para o cálculo são:

CAPEX
O primeiro passo é analisar as modificações ocorridas anualmente nos ativos. Por exemplo: se o balanço patrimonial da sua empresa identificou R$ 1 milhão em ativos em 2016 e R$ 2 milhões no ano seguinte, a alteração foi de R$ 1 milhão.

Da mesma forma devem ser contabilizadas as mudanças nos passivos, considerando o período de 1 ano. Novamente, o balanço patrimonial é utilizado para esse cálculo. Se apresentar R$ 500 mil em 2016 e R$ 1 milhão em 2017, a modificação foi de R$ 500 mil.

Em seguida, basta subtrair a mudança ano a ano para chegar ao capital expenditure propriamente dito. Em uma fórmula simples, temos que: CAPEX = variação dos ativos — variação dos passivos. Esse cálculo é relevante porque se refere a um custo de investimento que aumenta a possibilidade de a empresa gerar lucro.

OPEX
Esse cálculo é mais simples, porque consiste na soma das despesas operacionais em determinado período de tempo, geralmente, 1 ano. Por sua característica, essa contabilização se torna uma alternativa para a empresa alcançar a redução de custos e aumento da produtividade.

Entre os pontos positivos dessa análise estão:

• manutenção do valor em caixa com o consequente uso do orçamento para outra finalidade, sem a necessidade de descapitalização;
• aumento da flexibilidade de custo;
• diminuição da necessidade de financiamento, já que elas são diluídas com o passar do tempo.

Tenha em mente que a contratação do operational expenditure tem como finalidade a realização de uma forma de pagamento diferenciada a respeito dos serviços agregados. Além disso, esse ato deve contar com a garantia de que a empresa possui todos os recursos necessários, inclusive monitoramento, assistência técnica e implantação.

Cálculo da diferença
Uma situação comum é que a companhia tenha que calcular a diferença entre os dois índices. Nesse caso, é preciso cuidar para não incorrer em um erro comum: o de multiplicar a quantia mensal desembolsada pelo serviço e compará-la ao valor do equipamento.

Nesse cálculo são ignorados os custos indiretos, que interferem consideravelmente na operação. Assim, ao realizar um investimento inicial de alto valor com a finalidade de crescer em médio prazo, deve-se considerar que a receita só surgirá um longo tempo após a despesa. Com isso, a companhia precisará lidar, muitas vezes, com o fluxo de caixa.

Perceba que em uma situação como essa, a infraestrutura é desenvolvida com base em uma perspectiva de crescimento. Desse modo, a organização ainda possui uma capacidade ociosa até alcançar o que espera. Por exemplo: a companhia realizou um investimento com hardware e, consequentemente, energia. O retorno será de longo prazo, por isso, é necessário fazer uma estimativa que tende a variar de acordo com diferentes fatores.

Em relação à TI, ainda é preciso considerar que o período médio de depreciação dos equipamentos varia de 3 a 5 anos. Nesse intervalo de tempo é preciso gastar com a renovação de licenças, expansão da atualização, possibilidade de descontinuação da tecnologia e pré-requisitos para a segurança dos equipamentos. Por isso, é necessário contabilizar a mão de obra de analistas, técnicos e equipe de suporte.

Fonte: Meu Positivo

Tabela de Códigos da NFS-e

Abaixo segue lista com os tipos de serviços abrangentes na NFS-e, mas, cada um tem seus subtipos,  classificações que atendem cada serviço, para melhor visualização dos subtipos acesse o site do SPED - Sistema Público de Escrituração Digital.

1 – Serviços de informática e congêneres.

2 – Serviços de pesquisas e desenvolvimento de qualquer natureza.

3 – Serviços prestados mediante locação, cessão de direito de uso e congêneres.

4 – Serviços de saúde, assistência médica e congêneres.

5 – Serviços de medicina e assistência veterinária e congêneres.

6 – Serviços de cuidados pessoais, estética, atividades físicas e congêneres.

7 – Serviços relativos a engenharia, arquitetura, geologia, urbanismo, construção civil, manutenção, limpeza, meio ambiente, saneamento e congêneres.

8 – Serviços de educação, ensino, orientação pedagógica e educacional, instrução, treinamento e avaliação pessoal de qualquer grau ou natureza.

9 – Serviços relativos a hospedagem, turismo, viagens e congêneres.

10 – Serviços de intermediação e congêneres.

11 – Serviços de guarda, estacionamento, armazenamento, vigilância e congêneres.

12 – Serviços de diversões, lazer, entretenimento e congêneres.

13 – Serviços relativos a fonografia, fotografia, cinematografia e reprografia.

14 – Serviços relativos a bens de terceiros.

15 – Serviços relacionados ao setor bancário ou financeiro, inclusive aqueles prestados por instituições financeiras autorizadas a funcionar pela União ou por quem de direito.

16 – Serviços de transporte de natureza municipal.

17 – Serviços de apoio técnico, administrativo, jurídico, contábil, comercial e congêneres.

18 – Serviços de regulação de sinistros vinculados a contratos de seguros; inspeção e avaliação de riscos para cobertura de contratos de seguros; prevenção e gerência de riscos seguráveis e congêneres.

19 – Serviços de distribuição e venda de bilhetes e demais produtos de loteria, bingos, cartões, pules ou cupons de apostas, sorteios, prêmios, inclusive os decorrentes de títulos de capitalização e congêneres.

20 – Serviços portuários, aeroportuários, ferroportuários, de terminais rodoviários, ferroviários e metroviários.

21 – Serviços de registros públicos, cartorários e notariais.

22 – Serviços de exploração de rodovia.

23 – Serviços de programação e comunicação visual, desenho industrial e congêneres.

24 – Serviços de chaveiros, confecção de carimbos, placas, sinalização visual, banners, adesivos e congêneres.

25 - Serviços funerários.

26 – Serviços de coleta, remessa ou entrega de correspondências, documentos, objetos, bens ou valores, inclusive pelos correios e suas agências franqueadas; courrier e congêneres.

27 – Serviços de assistência social.

28 – Serviços de avaliação de bens e serviços de qualquer natureza.

29 – Serviços de biblioteconomia.

30 – Serviços de biologia, biotecnologia e química.

31 – Serviços técnicos em edificações, eletrônica, eletrotécnica, mecânica, telecomunicações e congêneres.

32 – Serviços de desenhos técnicos.

33 – Serviços de desembaraço aduaneiro, comissários, despachantes e congêneres.

34 – Serviços de investigações particulares, detetives e congêneres.

35 – Serviços de reportagem, assessoria de imprensa, jornalismo e relações públicas.

36 – Serviços de meteorologia.

37 – Serviços de artistas, atletas, modelos e manequins.

38 – Serviços de museologia.

39 – Serviços de ourivesaria e lapidação.

40 – Serviços relativos a obras de arte sob encomenda.

Quais são os impostos que incidem sobre a NF-e?

Esses impostos incidem sobre qualquer venda feita no ambiente online ou no offline:

• IRPJ - Imposto de Renda de Pessoa Jurídica​
• COFINS​ - Contribuição pa​ra Financiamento de Seguridade Social
• PIS​ - Programa de Integração Social
• CSLL - Contribuição Social sobre Lucro Líquido
• ISS - Imposto sobre Serviço de Qualquer Natureza

Quais são os impostos que incidem sobre as empresas do Simples Nacional?

O Simples Nacional é o regime tributário simplificado muito utilizado por empreendedores digitais, já que possui uma das menores taxas, começando, geralmente, em 6%.

Outra vantagem desse modelo é a unificação de todos os encargos em uma única guia chamada de DAS - Documento de Arrecadação do Simples Nacional. Portanto, o processo fica muito mais simples, principalmente para quem não entende muito de contabilidade.

Vale ressaltar que o limite de faturamento anual do regime passará de R$3,6 milhões para R$4,8 milhões em 2018.

Uma empresa no Simples Nacional paga em uma única guia diferentes impostos, dentre eles:

• IRPJ - Imposto de Renda de Pessoa Jurídica​
• COFINS​ - Contribuição para Financiamento de Seguridade Social 
• PIS - Programa de Integração Social e Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público
• CSLL - Contribuição Social sobre Lucro Líquido
• ISS - Imposto sobre Serviço de Qualquer Natureza
• ICMS - Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços
• IPI - Imposto sobre Produtos Industrializados
• CPP - Contribuição Previdenciária Patronal

O que cada imposto descrito acima quer dizer?

RPJ - O Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ) é aquele que incide sobre as pessoas jurídicas e pessoas físicas a elas equiparadas. Ele é calculado de acordo com a base de lucro, podendo ser Lucro Real e Lucro Presumido.

No Lucro Presumido, como o próprio nome já diz, esse imposto é calculado com base em uma presunção previamente determinada.

CSLL - A Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) é destinada a pessoas jurídicas e as equiparadas pela legislação do Imposto de Renda para apoiar a Seguridade Social financeiramente. Esse encargo recai sobre o lucro líquido, antes da provisão do IR no caso do lucro real.

PIS/PASEP - O Programa de Integração Social (PIS) e o Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (PASEP) financiam o pagamento do seguro-desemprego e abono salarial. O PIS é voltado às pessoas que atuam no setor privado e o PASEP aos servidores públicos.

COFINS - A Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS) incide sobre o faturamento bruto das empresas. Como o próprio nome diz, esse encargo financia a Seguridade Social, ou seja, a Previdência Social, a Saúde e Assistência Social.

IPI - O Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) é o tributo que taxa tudo o que diz respeito à industrialização do produto, exceto no caso daqueles que não sofreram nenhuma modificação desde a sua fabricação.

De acordo com o Decreto 7.212/2010, caracteriza-se “industrialização qualquer operação que modifique a natureza, o funcionamento, o acabamento, a apresentação ou a finalidade do produto, ou o aperfeiçoe para consumo.”

ICMS - O Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) corresponde a uma taxa federal que envolve os estados e o Distrito Federal. Sendo assim, a regulamentação dela é de responsabilidade dessas entidades e depende da legislação de cada estado.

Esse tributo é cobrado quando há circulação de mercadorias, mesmo que a movimentação tenha começado no exterior. Em relação aos serviços, quem atua nas áreas de comunicação, transporte intermunicipal e interestadual são taxados.

ISS - O Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS) é uma arrecadação municipal que deve ser paga por empresas e profissionais autônomos que prestam serviço na cidade, desde que emitam nota fiscal eletrônica. O valor varia de município para município, pois depende da legislação de cada local.

CPP - A Contribuição Previdenciária Patronal (CPP) é vinculada ao INSS, portanto, auxilia na manutenção do Regime Geral da Previdência Social. Ela incide sobre a folha de pagamento e em outros rendimentos do negócio aos sócios.

Ela não tem, na maioria dos casos, incidência direta sobre as vendas da empresa, mas sobre o montante de salários e pró-labore pagos.

Fontes: Enotas e Fenacon

Qual a diferença entre NF-e e NFS-e?

O que é uma Nota Fiscal Eletrônica de Produto (NF-e)?

Popularmente chamada apenas de Nota Fiscal Eletrônica, essa modalidade se restringe a vendas de produtos físicos. Portanto, infoprodutos e produtos digitais não estão nessa categoria.

Sites que vendem eletrodomésticos, cosméticos, livros e qualquer outra mercadoria física se enquadram nesse tipo de nota fiscal, é o caso do Submarino, Americanas e Magazine Luiza, etc.

A NF-e, também chamada de nota de mercadoria ou nota de ICMS, é considerada um modelo mais complexo. Para fazer a emissão, é preciso ter mais detalhes sobre a venda.

Como gerar a NF-e?

Para gerar a NF-e, primeiramente você deve se cadastrar na Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz) ou Finanças. É esse órgão que vai recolher os impostos ICMS em nível estadual, ou o IPI, em âmbito federal.

Cada estado possui um padrão de emissão de notas fiscais, porém eles não oferecem um portal online para gerar cada documento. Além disso, a Sefaz de alguns estados fica instável com certa frequência, fazendo com o que o contribuinte tenha problemas ao fazer a emissão.

O que é uma Nota Fiscal Eletrônica de Serviço (NFS-e)?

Como o próprio nome diz, a NFS-e é para prestação de serviços e possui algumas peculiaridades em relação a NF-e. Porém, se caracteriza por ser um modelo mais flexível.

Qualquer prestador de serviço, tais como academias, hotéis, cursinhos, faculdades, escolas e creches, gráficas, entre outros, emitem a NFS-e, também chamada de nota fiscal municipal (ISS).

Esse tipo é voltado para produtos digitais, como cursos online, infoprodutos em geral, e-books, congressos online e webnário. Ou ainda, para serviços de assinatura (emprego, filmes, milhas, microbooks,  etc).

Se enquadra também para as SaaS (oferta de softwares e soluções na internet como um serviço). Para esse último caso, podemos citar o Leadlovers (automação de marketing),  e-goi (email marketing), MaxMilhas (compra e venda de passagens aéreas emitidas com milhas). 

Um diferencial é que não é necessário ter a Inscrição Estadual, apenas a Municipal, que gera o Documento Auxiliar da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (Danfse). Os detalhes mais específicos, como credenciamento e outras informações lançadas, vão depender de cada prefeitura. O recomendável é fornecer o maior número de informações, porém alguns órgãos permitem a emissão sem CPF e endereço, o que torna o checkout mais fácil.

Como acontece a emissão da NFS-e?

A emissão das Notas Fiscais Eletrônicas de Serviço é considerada mais simples, pois as prefeituras disponibilizam um portal de acesso, é mais objetiva e não possui tantas variações nos dados, como a NF-e.

Funciona assim: o contribuinte passa os dados para a prefeitura que, na maioria das vezes, retorna o Recibo Provisório de Serviços (RPS). Depois, o sistema municipal converte o RPS em nota fiscal eletrônica de serviço.

É importante ressaltar que cada prefeitura possui um método distinto e com as suas peculiaridades próprias. O que isso quer dizer? O conselho é você investir em plataformas que fazem esse trabalho de maneira automática e se integram com qualquer sistema municipal. Assim, você terá mais tempo livre e não precisará se preocupar com tanta burocracia.

Quais são as diferenças principais entre NF-e e NFS-e?

Conforme já listamos, existem muitas diferenças entre a NF-e e NFS-e. Aqui, apresentamos mais alguns itens de maneira resumida:

• Layouts de integração: A NF-e tem uma abrangência de informações maior, pois atende vários ramos de atividade inclusive serviços em cidades específicas. A tecnologia é a mesma, mas cada Sefaz implementou o sistema de uma maneira, o que pode gerar variações. Enquanto isso, temos a NFS-e que possui um layout simplificado mas com informações e estruturas que alteram de acordo com cada município. Existem até plataformas que unificam o padrão da NFS-e e oferecem uma API para nota fiscal única que emite tanto a NFSe e NFe (inclusive NFC-e e CF-e!).
• Geração das notas: A NF-e é gerada pelo sistema do contribuinte, assinada digitalmente e transmitida para a Secretaria da Fazenda Estadual. Ela mesma converte o RPS em NFS-e e disponibiliza o arquivo XML para o contribuinte. Alguns processos não exigem o uso do certificado digital, mas a maioria sim.
• Portal de digitação de nota eletrônica: A Sefaz não disponibiliza o recurso web para os contribuintes fazerem a emissão de Nota Fiscal Eletrônica. Já para as NFS-e, as prefeituras oferecem um portal para a digitação dessa modalidade. 
• Transmissão de notas e retorno: Na NF-e o sistema do contribuinte transmite um lote de notas para a Sefaz, que recebe e processa posteriormente. Seguindo essa lógica, na NFS-e, as prefeituras fazem a mesma coisa que os estados. Mas, há municípios em que o retorno do processamento é dado logo após o envio do RPS. 
• Tempo de processamento: Na NF-e o tempo de processamento em geral é rápido. Já a NFS-e pode ser emitida depois de 24 horas, porém varia de cidade para cidade e da instabilidade do sistema municipal. 
• Solicitações Possíveis: É possível você encaminhar solicitações de autorização da nota, cancelamento e inutilização no que tange a NF-e. Na NFS-e não há a figura de inutilização, mas você pode solicitar o cancelamento na maioria dos casos, e em raros, a substituição.

Fonte: Enotas

O que é Nota Fiscal Eletrônica?

A nota fiscal eletrônica (NF-e) foi desenvolvida para modernizar o modo como emitir nota fiscal no país. É um procedimento mais prático e eficaz tanto as empresas que emitem e lidam com esses documentos como para a fiscalização estatal (do governo em suas diferentes instâncias). 

Inicialmente, a emissão de Nota Fiscal Eletrônica foi feita de maneira progressiva, tornando-se obrigatória primeiro para empresas que exerciam atividades operacionais específicas, principalmente para os contribuintes do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e/ou do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI). O projeto foi iniciado em 2006 e, no decorrer dos anos, mais tipos de negócio passaram a ser elegíveis para a NF-e, incluindo optantes do Simples Nacional.

Para saber se sua empresa está entre as que estão obrigadas a aderir a NF-e você deve consultar o Portal NF-e da Receita Federal, o site da Sefaz (Secretaria de Estado da Fazenda) de seu Estado ou de Secretaria da Fazenda de sua cidade (no caso das empresas de serviço). Lembre-se que em breve a NF-e será obrigatória para todas as empresas e que é possível aderir ao projeto facultativamente.

Quais são os tipos de Nota Fiscal Eletrônica?

Existem, atualmente, 4 tipos de notas fiscais eletrônicas, cada uma servindo para substituir determinados documentos:

• NF-e foi criada para substituir as notas fiscais de modelos 1 e 1A, utilizadas nas operações de venda e prestação de serviço, que estão relacionadas à cobrança do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).
• NFS-e foi criada para substituir a nota de blocos, documento exigido pelo município e que está relacionado à cobrança do ISS (Imposto Sobre Serviço).
• CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) substitui diversos documentos exigidos para se fazer o transporte de carga (Modelos 7, 8, 9, 10, 11 e 27).
• NFC-e (nota fiscal do consumidor eletrônica), usada no varejo para a venda direta ao consumidor final.  

No caso de quem é MEI, a NFA-e (nota fiscal avulsa) é um documento com regras e padrões diferentes. 

Quais os principais benefícios?

São várias as vantagens da implementação de notas fiscais eletrônicas, tanto para as empresas quanto para o governo e para a sociedade. Entre as mais significativas estão:

• Redução do impacto ambiental com a diminuição da utilização de papel;
• Diminuição do tempo de parada dos caminhões nas estradas e fronteiras pela facilidade em sua fiscalização, e consequentemente do tempo de entrega das mercadorias;
• Redução dos custos com armazenamento de documentos para as empresas;
• Incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias;
• Aumento da confiança e credibilidade nos documentos fiscais;
• Ampliação do controle fiscal, com a possibilidade de intercâmbio e troca de informações entre os fiscos;
• Redução dos custos de impressão e aquisição de papel.

Como a implantação do projeto da NF-e é gradativa, algumas das vantagens apenas serão observadas a longo prazo. Contudo, os benefícios que já podem ser notados são significativos a ponto de várias empresas estarem aderindo facultativamente à emissão das notas fiscais eletrônicas.

Por que emitir NF-e, NFS-e ou NFC-e com ContaAzul?

ContaAzul é a plataforma online que ajuda você a organizar sua empresa. Em um só lugar, você conecta tudo o que precisa, das vendas à nota fiscal, da cobrança por cartão ou boleto ao controle financeiro.

Para emitir NF-e, sua empresa de qualquer um dos 27 estados pode usar certificado A1 (recomendado) ou A3. Para NFS-e, são mais de 500 cidades homologadas, com certificado A1. No caso da NFC-e, são 22 estados (incluindo São Paulo, com o S@T). 

Ainda há recursos avançados para lidar com notas fiscais emitidas contra sua empresa, como a busca e importação dos arquivos XML de notas fiscais de compra é feita automaticamente, direto do site da Receita Federal. Com um certificado digital A1 e um CNPJ ativo, você pode usar essa funcionalidade. Sempre que uma NF-e é emitida com o CNPJ de sua empresa como destinatário, você recebe uma notificação -- e ainda pode fazer a manifestação do destinatário.

Além disso, você agora pode emitir Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e), a partir da nossa solução de Frente de Caixa Online. Todas as emissões de notas fiscais na ContaAzul podem ser integradas com a sua contabilidade. Você abandona de vez a troca de papeis com seu contador e conecta as emissões automaticamente. 

Fonte: Conta Azul

Modelagem BPM - o que é?

BPM é a abreviação de Business Process Management, que traduzido para o português significa Gerenciamento de Processos de Negócio.

BPM é uma abordagem de gerenciamento adaptável, desenvolvido com a finalidade de sistematizar e facilitar processos organizacionais individuais complexos, dentro e fora das empresas.

O BPM tem como intuito trazer a tona informações pertinentes de como os processos são executados para que melhorias possam ser realizadas e para que os processos possam ser gerenciados possibilitando uma melhor tomada de decisões e visão do negócio como um todo.

A grande vantagem do BPM para uma empresa é a melhora continua dos processos permitindo que as organizações sejam mais eficientes, mais assertivas e mais capazes de mudanças do que aquelas com foco funcional, com abordagem de gerenciamento tradicional hierárquico.

Inovação, flexibilidade e integração com a tecnologia. O BPM tem como foco alcançar os objetivos das organizações, sejam elas grandes ou pequenas, por meio de melhorias, gestão e controle de métodos, técnicas e ferramentas para analisar, modelar, publicar, otimizar e controlar processos envolvendo recursos humanos, aplicações, documentos e outras fontes de informação.

Alguns dos benefícios que a tecnologia BPM trará para sua empresa:

• Transparência em todas as etapas do processo. Veja um case de sucesso: Alog Data Center;
• Maior controle administrativo. Veja um case de sucesso: Bodytech;
• Aumento de produtividade. Veja um case de sucesso: Bureau Veritas;
• Redução de custos. Veja um case de sucesso: Tour House – ITMSS;
• Automação de processos e geração de evidências. Veja um case de sucesso: Sebrae RJ.

Fonte: Venki

Segue link para baixar arquivo em .PDF que explica melhor o que é a BPM e como implantar de forma eficaz em sua empresa: Arquivo Modelagem BPM.

Sabe como é a Implantação do Programa de Melhoria 5S?

Uma boa dica é praticar o 5S semanalmente e de forma cadenciada até que todos os conceitos estejam 100% integrados a sua rotina diária de trabalho.

Etapas:

1ª - Planejamento prévio onde deverá ser definido o seu coordenador bem como as suas funções e responsabilidades, tais como:

• Elaborar a estrutura de implantação do Programa 5S;
• Definir a melhor maneira de sensibilizar a direção para apoiar o processo de implantação do Programa 5S;
• Desenvolver meios de comunicação entre as equipes envolvidas no projeto para facilitar a difusão de uma linguagem adequada à cultura da empresa;
• Monitorar as ações previstas nos planos de ação de cada equipe de trabalho;
• Responder para a alta administração sobre todas as ações relacionadas ao 5S e aos projetos de melhoria;
• Avaliar os impactos das ações realizadas nos indicadores de desempenho definidos;
• Estruturar e realizar avaliações periódicas para garantir a continuidade do programa;
• Prever e buscar recursos para o desenvolvimento das ações quando necessário;
• Programar e executar reuniões mensais entre os times visando a troca de experiências;
• Consolidar os resultados dos planos de ação e avaliações;
• Divulgar os resultados para toda a organização e premiar as melhores equipes;
• Toda a lógica do programa deverá ser concebida e registrada (definição dos procedimentos).

2ª - Conscientização de toda equipe de trabalho para que possam compreender a importância do programa e os seus benefícios mútuos;

3ª - Promoção/disseminação do programa 5S para todos os níveis da organização. Nesta etapa, a estratégia de comunicação (linguagem utilizada, quadros de gestão à vista, adoção de manuais e cartilhas, etc.) é fundamental para o sucesso do programa. A adoção de um emblema (logomarca) também é recomendada para que a equipe tenha uma identidade própria. Caso o programa contemple também premiações para as equipes, será nesta fase que deverá haver a divulgação aos colaboradores;

4ª - Após a divulgação em massa do programa deverá ser realizado o registro da situação atual antes da efetivação do programa. Esta fase é de extrema importância para que seja possível realizar posteriormente a comparação da situação atual com a situação futura;

5ª - O próximo passo está relacionado ao treinamento das equipes para que estejam capacitadas a implementar cada um dos 5 sensos. Esta etapa engloba desde a definição do plano de capacitação (cronograma), passando pela preparação do material didático a ser utilizado para cada nível hierárquico da empresa, até a efetivação do treinamento. Usualmente um plano de capacitação para um programa 5S envolve quatro grupos principais:

• Nível operacional – devem ser abordados tópicos relacionados ao aspecto comportamental em projetos de melhoria, conceitos de melhoria, o programa 5S e suas ferramentas, a estrutura do programa e o papel de cada um para a melhoria contínua;
• Líderes do programa em cada unidade produtiva – devem ser abordados tópicos relacionados ao programa 5S e suas ferramentas, o registro de oportunidades de melhoria, pensamento lógico para estruturação dos planos de ação, gestão de equipe e de prazos;
• Avaliadores do programa – formação de avaliadores 5S para a realização de auditorias periódicas;
• Equipes gestoras – devem ser abordados tópicos relacionados a conscientização do vínculo do programa 5S com os programas de melhoria já existentes na empresa bem como a sinergia com os seus objetivos corporativos, a quantificação das perdas e o impacto gerado para a organização e a análise de viabilidade financeira dos projetos.

6ª - Efetivação do programa 5S envolve a inauguração do programa através de um movimento de “shake down” também conhecido como “dia D” que funciona como um marco de implantação do programa 5S na organização, motivando o pessoal e demonstrando visualmente as melhorias que o 5S promove no ambiente de trabalho. Nesta etapa, todas as oportunidades de melhoria identificadas através da aplicação dos 5 sensos e que não forem possíveis de serem aplicadas de forma rápida, são registradas para que possam ser transformadas em planos de ação estruturados;

7ª - Todas as ações de melhoria registradas devem ser avaliadas e priorizadas. Com base nesta priorização é que os planos de ação devem ser estruturados e desenvolvidos. Os planos de ação, por sua vez, devem ser acompanhados de perto pelos líderes e atualizados frequentemente. As ações desenvolvidas através dos planos e que apresentarem resultados efetivos devem ser incorporadas ao processo e padronizados;

8ª - Acompanhamento, que engloba a definição de um procedimento formal de auditorias e avaliações quanto a efetividade dos planos de ação e a manutenção dos cinco sensos. Os resultados consolidados devem ser compartilhados. Boas ideias devem ser recompensadas e compartilhadas com toda equipe.

Benefícios

Observa-se que o Programa 5S tem como um de seus objetivos principais a busca pela melhoria contínua, trazendo assim benefícios para a organização, como por exemplo:

Separa- se as coisas úteis das coisas inúteis. Assim não se perde tempo procurando coisas, ganhando mais espaço, segurança e tranquilidade;

• Diminuição do cansaço físico (facilidade e controle na busca de documentos e ferramentas);
• Diminuição de movimentação desnecessária;
• Redução de imprevistos;
• Eliminação de compras desnecessárias;
• Aprendizado de novas habilidades;
• Melhoria de qualidade;
• Disciplina;
• Diminuição do risco de acidentes;
• Colaboradores saudáveis (menor índice de absenteísmo);
• Motivação para trabalhar (menor índice de turn over voluntário);
• Aumento da produtividade;
• Ambiente favorável ao trabalho em equipe;
• Boa impressão à clientes e fornecedores;
• Diminuição de retrabalho;
• Economia de recursos.

Um programa de 5S adequadamente implementado pode contribuir substancialmente para a excelência nas práticas de gestão.

O quadro abaixo representa um consolidado dos resultados obtidos com a aplicação do programa 5S em diversos segmentos e portes de empresas.

Fonte: Norte Gubisian

Modelo 5S aplicado a um Processo Financeiro

O 5s é uma ferramenta Lean que auxilia na organização do local de trabalho.

Inicialmente, o 5S (assim como as outras ferramentas Lean) restringia a sua utilização a área de fabricação, entretanto, posteriormente, sua utilização adquiriu uma maior abrangência, sendo utilizada em processos administrativos.

Considere o seguinte exemplo de uma implementação de 5S que reduziu o tempo de geração de relatório de três horas para dez minutos.

S1 – Classificação de Dados: Uma equipe de finanças dispunha de um relatório com dados de 2010 até a data atual. A equipe, no entanto, só precisava dos dados relativos ao ano anterior para conduzir suas análises. A lógica usada para puxar as informações foi modificada, reduzindo o período de extração de dados. Esta alteração teve por consequência a drástica redução do tempo de geração dos relatórios.

S2 – Definição da ordem: A equipe precisava de dados em uma determinada ordem durante a análise. O relatório foi organizado e padronizado para que fosse gerado e impresso nesta mesma ordem, economizando tempo de análise.

S3 – Saneamento - Todos os relatórios foram limpos: Células e colunas de dados que não eram necessárias foram removidas, acelerando assim o tempo de geração e análise do relatório.

S4 – Padronização: O relatório sempre era gerado durante o dia de trabalho, o que acaba por comprometer o tempo do colaborador e da máquina. Um processo padrão foi estabelecido para que todas as manhãs, antes do turno começar, uma pessoa executasse o processo de geração do relatório. Todas as ações em conjunto fizeram com que o processo que anteriormente era executado em três horas passasse a ser executado em apenas dez minutos.

S5 – Sustentação: Todas as atividades descritas nos 4S’s anteriores foram sustentadas nos últimos três meses e agora este processo já se encontra totalmente incorporado pela equipe de trabalho.

Fonte: Norte Gubisian