Sabe como é a Implantação do Programa de Melhoria 5S?

Uma boa dica é praticar o 5S semanalmente e de forma cadenciada até que todos os conceitos estejam 100% integrados a sua rotina diária de trabalho.

Etapas:

1ª - Planejamento prévio onde deverá ser definido o seu coordenador bem como as suas funções e responsabilidades, tais como:

• Elaborar a estrutura de implantação do Programa 5S;
• Definir a melhor maneira de sensibilizar a direção para apoiar o processo de implantação do Programa 5S;
• Desenvolver meios de comunicação entre as equipes envolvidas no projeto para facilitar a difusão de uma linguagem adequada à cultura da empresa;
• Monitorar as ações previstas nos planos de ação de cada equipe de trabalho;
• Responder para a alta administração sobre todas as ações relacionadas ao 5S e aos projetos de melhoria;
• Avaliar os impactos das ações realizadas nos indicadores de desempenho definidos;
• Estruturar e realizar avaliações periódicas para garantir a continuidade do programa;
• Prever e buscar recursos para o desenvolvimento das ações quando necessário;
• Programar e executar reuniões mensais entre os times visando a troca de experiências;
• Consolidar os resultados dos planos de ação e avaliações;
• Divulgar os resultados para toda a organização e premiar as melhores equipes;
• Toda a lógica do programa deverá ser concebida e registrada (definição dos procedimentos).

2ª - Conscientização de toda equipe de trabalho para que possam compreender a importância do programa e os seus benefícios mútuos;

3ª - Promoção/disseminação do programa 5S para todos os níveis da organização. Nesta etapa, a estratégia de comunicação (linguagem utilizada, quadros de gestão à vista, adoção de manuais e cartilhas, etc.) é fundamental para o sucesso do programa. A adoção de um emblema (logomarca) também é recomendada para que a equipe tenha uma identidade própria. Caso o programa contemple também premiações para as equipes, será nesta fase que deverá haver a divulgação aos colaboradores;

4ª - Após a divulgação em massa do programa deverá ser realizado o registro da situação atual antes da efetivação do programa. Esta fase é de extrema importância para que seja possível realizar posteriormente a comparação da situação atual com a situação futura;

5ª - O próximo passo está relacionado ao treinamento das equipes para que estejam capacitadas a implementar cada um dos 5 sensos. Esta etapa engloba desde a definição do plano de capacitação (cronograma), passando pela preparação do material didático a ser utilizado para cada nível hierárquico da empresa, até a efetivação do treinamento. Usualmente um plano de capacitação para um programa 5S envolve quatro grupos principais:

• Nível operacional – devem ser abordados tópicos relacionados ao aspecto comportamental em projetos de melhoria, conceitos de melhoria, o programa 5S e suas ferramentas, a estrutura do programa e o papel de cada um para a melhoria contínua;
• Líderes do programa em cada unidade produtiva – devem ser abordados tópicos relacionados ao programa 5S e suas ferramentas, o registro de oportunidades de melhoria, pensamento lógico para estruturação dos planos de ação, gestão de equipe e de prazos;
• Avaliadores do programa – formação de avaliadores 5S para a realização de auditorias periódicas;
• Equipes gestoras – devem ser abordados tópicos relacionados a conscientização do vínculo do programa 5S com os programas de melhoria já existentes na empresa bem como a sinergia com os seus objetivos corporativos, a quantificação das perdas e o impacto gerado para a organização e a análise de viabilidade financeira dos projetos.

6ª - Efetivação do programa 5S envolve a inauguração do programa através de um movimento de “shake down” também conhecido como “dia D” que funciona como um marco de implantação do programa 5S na organização, motivando o pessoal e demonstrando visualmente as melhorias que o 5S promove no ambiente de trabalho. Nesta etapa, todas as oportunidades de melhoria identificadas através da aplicação dos 5 sensos e que não forem possíveis de serem aplicadas de forma rápida, são registradas para que possam ser transformadas em planos de ação estruturados;

7ª - Todas as ações de melhoria registradas devem ser avaliadas e priorizadas. Com base nesta priorização é que os planos de ação devem ser estruturados e desenvolvidos. Os planos de ação, por sua vez, devem ser acompanhados de perto pelos líderes e atualizados frequentemente. As ações desenvolvidas através dos planos e que apresentarem resultados efetivos devem ser incorporadas ao processo e padronizados;

8ª - Acompanhamento, que engloba a definição de um procedimento formal de auditorias e avaliações quanto a efetividade dos planos de ação e a manutenção dos cinco sensos. Os resultados consolidados devem ser compartilhados. Boas ideias devem ser recompensadas e compartilhadas com toda equipe.

Benefícios

Observa-se que o Programa 5S tem como um de seus objetivos principais a busca pela melhoria contínua, trazendo assim benefícios para a organização, como por exemplo:

Separa- se as coisas úteis das coisas inúteis. Assim não se perde tempo procurando coisas, ganhando mais espaço, segurança e tranquilidade;

• Diminuição do cansaço físico (facilidade e controle na busca de documentos e ferramentas);
• Diminuição de movimentação desnecessária;
• Redução de imprevistos;
• Eliminação de compras desnecessárias;
• Aprendizado de novas habilidades;
• Melhoria de qualidade;
• Disciplina;
• Diminuição do risco de acidentes;
• Colaboradores saudáveis (menor índice de absenteísmo);
• Motivação para trabalhar (menor índice de turn over voluntário);
• Aumento da produtividade;
• Ambiente favorável ao trabalho em equipe;
• Boa impressão à clientes e fornecedores;
• Diminuição de retrabalho;
• Economia de recursos.

Um programa de 5S adequadamente implementado pode contribuir substancialmente para a excelência nas práticas de gestão.

O quadro abaixo representa um consolidado dos resultados obtidos com a aplicação do programa 5S em diversos segmentos e portes de empresas.

Fonte: Norte Gubisian