O que são CAPEX e OPEX e quais suas diferenças?

Em reuniões corporativas, é muito comum ouvir duas siglas: CAPEX e OPEX, muitas pessoas sabem o significado dos termos, mas, nem sempre compreendem quais são os seus conceitos e aplicações.

Basicamente, compreendem maneiras de contratar e adquirir produtos e serviços, consistindo em categorias de despesas empresariais, por isso, são ideias fundamentais para o controle e monitoramento dos gastos, a fim de que as finanças corporativas sejam mantidas em dia.

O que é CAPEX?

O capital expenditure, ou despesas de capital, representa investimentos ou desembolsos em bens de capital, que são aqueles utilizados na produção de outros itens, como equipamentos, materiais de construção, entre outros. Em outras palavras, são os fundos usados para a aquisição de elementos que ajudarão a ampliar a capacidade da empresa de gerar lucro.

Em termos mais simples, está relacionado à compra de um bem, as suas despesas são usadas para a aquisição desse tipo de item ou serviços físicos, por exemplo, um hardware, observe que as despesas de capital também abrangem serviços.

Assim, os ativos comprados podem se referir a uma nova aquisição ou um item que eleva a produtividade de um setor ou equipamento, no entanto, é preciso atentar ao fato de que o segmento em que o negócio está inserido influencia o capital expenditure.

Afinal, se o bem tem vida útil maior que o ano fiscal, a capitalização das despesas deve ser feita a partir da amortização — em caso de propriedades intelectuais — ou depreciação — para bens tangíveis. O propósito é repartir o custo do elemento sobre a vida útil indicada pelos regulamentos fiscais. Outra questão relevante é que, no caso da análise de investimentos em projetos, esse índice é a base para o cálculo do retorno (ROI).

O que é OPEX?

O operational expenditure se refere às despesas operacionais, que são pagamentos relativos à atividade de gestão empresarial e venda de produtos e serviços, é o caso, por exemplo, de uma companhia que compraria um computador, mas altera para um serviço que entrega a máquina e ainda faz o monitoramento, capacitação dos colaboradores e atualização do sistema.

Portanto, é como um “aluguel” de bens e prestação de serviços, os seus custos se relacionam à manutenção de equipamentos, ao gasto de consumíveis e mais despesas operacionais. Isso significa que esse tipo de desembolso é realizado cotidianamente e envolve também os serviços terceirizados.

Um exemplo bem claro de operational expenditure são as assinaturas de músicas online, nos quais o usuário paga um valor por mês e tem acesso a uma biblioteca com diferentes canções, o serviço continua ativo enquanto o pagamento é feito, sendo interrompido em sua ausência.

Vale a pena destacar que as despesas operacionais são dedutíveis de impostos no mesmo ano de sua realização, além disso, é importante fazer um bom gerenciamento desses gastos para tentar reduzi-las sem haver prejuízos à qualidade e ao nível de produção.

Entre os exemplos de desembolsos relacionados a essa categoria estão:

• manutenção e reparos;
• taxas de licença;
• publicidade;
• honorários de advogados;
• despesas de escritório;
• seguro;
• taxas e administração sobre a propriedade;
• gastos com veículos, viagens, locações, matérias-primas e folha de pagamento.

Diferenças entre CAPEX, OPEX e TCO
O custo total de propriedade (total cost of ownership) é um método de comparação de custos diretos e indiretos ao longo do tempo. Ele faz uma avaliação desses gastos e identifica o valor real do item e do que é necessário para a manutenção do seu funcionamento.

Devido ao seu conceito, o TCO, muitas vezes, se confunde com o capital e o operational expenditure. Para ficar mais claro, veja o seguinte exemplo: você tem uma empresa de eventos e muitos lugares não contam com a energia elétrica necessária, o que exige um gerador. A compra desse item é uma despesa de capital.

No entanto, o gerador consumirá mão de obra para a sua operação, peças de manutenção, lubrificantes, combustível e transporte até o local. Nesse caso, temos o TCO, que é a quantia desembolsada para que o equipamento funcione. Por fim, o operational expenditure existe quando você opta por alugar o item.

Como calcular cada índice?
A contabilização do capital e do operational expenditure variam. As regras para o cálculo são:

CAPEX
O primeiro passo é analisar as modificações ocorridas anualmente nos ativos. Por exemplo: se o balanço patrimonial da sua empresa identificou R$ 1 milhão em ativos em 2016 e R$ 2 milhões no ano seguinte, a alteração foi de R$ 1 milhão.

Da mesma forma devem ser contabilizadas as mudanças nos passivos, considerando o período de 1 ano. Novamente, o balanço patrimonial é utilizado para esse cálculo. Se apresentar R$ 500 mil em 2016 e R$ 1 milhão em 2017, a modificação foi de R$ 500 mil.

Em seguida, basta subtrair a mudança ano a ano para chegar ao capital expenditure propriamente dito. Em uma fórmula simples, temos que: CAPEX = variação dos ativos — variação dos passivos. Esse cálculo é relevante porque se refere a um custo de investimento que aumenta a possibilidade de a empresa gerar lucro.

OPEX
Esse cálculo é mais simples, porque consiste na soma das despesas operacionais em determinado período de tempo, geralmente, 1 ano. Por sua característica, essa contabilização se torna uma alternativa para a empresa alcançar a redução de custos e aumento da produtividade.

Entre os pontos positivos dessa análise estão:

• manutenção do valor em caixa com o consequente uso do orçamento para outra finalidade, sem a necessidade de descapitalização;
• aumento da flexibilidade de custo;
• diminuição da necessidade de financiamento, já que elas são diluídas com o passar do tempo.

Tenha em mente que a contratação do operational expenditure tem como finalidade a realização de uma forma de pagamento diferenciada a respeito dos serviços agregados. Além disso, esse ato deve contar com a garantia de que a empresa possui todos os recursos necessários, inclusive monitoramento, assistência técnica e implantação.

Cálculo da diferença
Uma situação comum é que a companhia tenha que calcular a diferença entre os dois índices. Nesse caso, é preciso cuidar para não incorrer em um erro comum: o de multiplicar a quantia mensal desembolsada pelo serviço e compará-la ao valor do equipamento.

Nesse cálculo são ignorados os custos indiretos, que interferem consideravelmente na operação. Assim, ao realizar um investimento inicial de alto valor com a finalidade de crescer em médio prazo, deve-se considerar que a receita só surgirá um longo tempo após a despesa. Com isso, a companhia precisará lidar, muitas vezes, com o fluxo de caixa.

Perceba que em uma situação como essa, a infraestrutura é desenvolvida com base em uma perspectiva de crescimento. Desse modo, a organização ainda possui uma capacidade ociosa até alcançar o que espera. Por exemplo: a companhia realizou um investimento com hardware e, consequentemente, energia. O retorno será de longo prazo, por isso, é necessário fazer uma estimativa que tende a variar de acordo com diferentes fatores.

Em relação à TI, ainda é preciso considerar que o período médio de depreciação dos equipamentos varia de 3 a 5 anos. Nesse intervalo de tempo é preciso gastar com a renovação de licenças, expansão da atualização, possibilidade de descontinuação da tecnologia e pré-requisitos para a segurança dos equipamentos. Por isso, é necessário contabilizar a mão de obra de analistas, técnicos e equipe de suporte.

Fonte: Meu Positivo